Digitalisierung in der Verwaltung – Herausforderungen, Lösungsansätze, Best Practices

In diesem Artikel lesen Sie,

• warum die öffentliche Verwaltung am Scheideweg steht,
• wie die Digitalisierung helfen kann, Verwaltungsprozesse zu vereinfachen sowie Mitarbeitende zu entlasten
• und wie wichtig es ist, eine souveräne Cloud in Digitalisierungsinitiativen zu integrieren.

Die öffentliche Verwaltung steht vor einem historischen Umbruch: analoge Strukturen, Personalmangel und steigende Erwartungen von Bürgerinnen und Bürgern treffen auf neue rechtliche Vorgaben und digitale Chancen. Wie Behörden diesen Spagat meistern, zeigen Strategien, Technologien und Best Practices aus Deutschland und Europa.

Schnellere Verwaltungsabläufe sind nicht nur ein Wunsch von Bürgern und Unternehmen, sondern sie stärken auch die Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands. Nicht zuletzt verfolgt die öffentliche Verwaltung verschiedene Digitalisierungsinitiativen.

Noch immer dominieren papierbasierte Akten und manuelle Abläufe den Behördenalltag. Das führt zu langsamen Prozessen, langen Bearbeitungszeiten und hohen Verwaltungskosten. Eine konsequente Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung ist deshalb der einzige Weg, um Verwaltungsvorgänge effizienter und bürgerfreundlicher zu gestalten.

Über 80 Prozent der Bürger wünschen sich digitale Verwaltungsleistungen – vom Personalausweis über die Kfz-Zulassung bis hin zu Anträgen auf Familienleistungen. Auch Unternehmen fordern schnelle, digitale Schnittstellen, um die notwendigen Abstimmungen mit der öffentlichen Verwaltung zu beschleunigen. Wenn sich die öffentliche Verwaltung hier besser aufstellt, stärkt sie nicht nur das Vertrauen in staatliche Institutionen, sondern leistet auch einen Beitrag zur globalen Wettbewerbsfähigkeit der Industrie.

In Deutschland kommt das föderale System als Unwägbarkeitsfaktor hinzu. Die föderale Struktur erschwert so die Digitalisierung: Zuständigkeiten sind verteilt, Schnittstellen oft unzureichend definiert. Dadurch entstehen Doppelarbeiten, Insellösungen und komplizierte Prozesse. Eine einheitliche Verwaltungsdigitalisierung erfordert Kooperation über alle Ebenen hinweg – von Bund über Länder bis zu den Kommunen. Das bedeutet beispielsweise auch die Etablierung von Standards für Daten, Datenstrukturen und die einheitliche Abbildung der Verwaltungsprozesse.

Neben dem Status quo mit diversen Digitalisierungsansätzen sind die Einheiten der öffentlichen Verwaltung insbesondere auch einer Fülle von regulatorischen Vorgaben und Direktiven verpflichtet. Deren Umsetzung war nicht immer erfolgreich.

Digitalisierung als Wettbewerbsfaktor ist bei den politischen Entscheidern erkannt. Nationale und europäische Digital-Agenden sollen den Weg für die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit bereiten.

Bis Ende 2025 müssen alle zentralen Verwaltungsleistungen digital verfügbar sein. Das OZG verpflichtet Behörden, Leistungen nutzerfreundlich und medienbruchfrei anzubieten. Kommunen können davon profitieren, indem sie Bürgern einen einheitlichen digitalen Zugang ermöglichen und Prozesse vereinfachen.

Die Bundesregierung setzt auf eine digitale Agenda mit Schwerpunkt Verwaltungsmodernisierung. Dazu zählen der Ausbau von E-Government-Plattformen, die Förderung digitaler Identitäten und die Einführung der E-Akte. Gleichzeitig drängen EU-Initiativen wie die digitale Dekade 2030 oder die Single-Digital-Gateway-Verordnung auf mehr Tempo und Interoperabilität.

• Effizientere Prozesse und Kostenersparnis
  Digitale Workflows beschleunigen Abläufe und reduzieren Papierarbeit. Das senkt Kosten und schafft Freiräume für strategische Aufgaben. Anzumerken ist: Wird ein komplizierter Papierprozess 1:1 in einen digitalen Prozess übersetzt, bleibt er dennoch kompliziert. Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung erfordert auch ein Überdenken von Prozessen.
• Bessere Services für Bürgerinnen und Bürger
  Digitale Portale ermöglichen rund um die Uhr Zugriff auf Verwaltungsleistungen. Lange Wartezeiten am Schalter oder auf den Gängen von Ämtern gehören damit zunehmend der Vergangenheit an. Informationen können einfach und unkompliziert zugänglich gemacht werden. Dazu gehört nicht nur das Bereitstellen von Informationen über Online-Kanäle, sondern auch verständliche Beschreibungen der Verwaltungsabläufe (barrierefrei, in einfacher Sprache, etc.).
• Entlastung von Mitarbeitenden
  Routinetätigkeiten lassen sich automatisieren, sodass Fachkräfte sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren können. Das wirkt auch dem Fachkräftemangel entgegen. Schätzungen erwarten bis 2030 eine Personallücke von bis zu 840.000 Mitarbeitenden. Vor allem aber werden an vielen Stellen Mitarbeitende von der teilweise überbordenden Arbeitslast befreit.
• Nachhaltigkeit
  Digitale Verwaltung bedeutet weniger Papier, weniger Transporte und einen effizienteren Ressourceneinsatz. Bei der Bereitstellung von IT-Leistungen muss aber auch deren Energieeffizienz bedacht werden. Hier kommen effiziente IT-Bereitstellungsmodelle wie die Cloud aus modernen energieeffizienten Rechenzentren mit geringem PUE ins Spiel. Werden diese zusätzlich mit erneuerbaren Energien betrieben, erzielt die öffentliche Verwaltung große Beiträge für eine nachhaltige Zukunft.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit
  Digitale Systeme dokumentieren Prozesse automatisch und machen Verwaltungsvorgänge nachvollziehbar. Die gewonnene Transparenz und Nachverfolgbarkeit erlaubt eine bessere Planbarkeit auf der Kundenseite und stärkt das Vertrauen von Bürgern und Unternehmen.

Etablierte und aktuelle Technologien bieten ein gutes Instrumentarium, um die Verwaltungsdigitalisierung voranzutreiben. Dazu gehören Clouds, Künstliche Intelligenz und Automatisierung. Allerdings kommt auch vereinheitlichten Datenstrukturen und  -formaten eine wesentliche Rolle zu.

Cloud-Lösungen bilden die Basis von Digitalisierungsinitiativen. Traditionelle IT-Infrastrukturen sind nicht in der Lage, die notwendige Geschwindigkeit der Entwicklung digitaler Prozesse mitzugehen. Clouds bieten flexible IT-Infrastrukturen, die sich an den Bedarf von Behörden anpassen. Besonders wichtig ist dabei das Moment der Souveränität: Eingesetzte Clouds müssen die Daten- und Rechtssicherheit in Europa gewährleisten und den Nutzern ein Maximum an Transparenz und Kontrolle bieten.

Plattformen bilden die Klammer über verschiedene Verwaltungsservices und schaffen ein Eingangstor in die Welt der digitalen Verwaltung.  Bürger loggen sich über ihre digitale Identität nur einmal ein und können mehrere Services nutzen – von der Kfz-Anmeldung bis zum Wohnsitzwechsel. Im Hintergrund werden notwendige Daten zwischen den verschiedenen Verwaltungsdomänen automatisch zur Verfügung gestellt.

Die E-Akte ersetzt Papierarchive und ermöglicht den direkten Zugriff auf alle relevanten Dokumente. Das spart Zeit, verringert Fehlerquellen und erleichtert den Austausch zwischen Abteilungen. Zugleich werden Daten aus den Dokumenten elektronisch verfügbar. Digitale Daten erleichtern deren Verarbeitung und Analyse.

KI-Systeme können Anfragen automatisch vorsortieren, Bürgeranliegen beantworten oder Dokumente auf Vollständigkeit prüfen. Sie entlasten Mitarbeitende insbesondere von wiederkehrenden manuellen Aufgaben und einfachen Entscheidungen. Das beschleunigt Prozesse, Mitarbeitende haben erweiterte Kapazitäten, um komplexe Fälle zu bearbeiten.

Viele Abläufe in der öffentlichen Verwaltung erfordern keine Entscheidungsprozesse. Robotic Process Automation (RPA) übernimmt wiederkehrende Aufgaben wie das Abgleichen von Daten oder das Übermitteln von Dokumenten oder Daten. Automatisierung lässt sich auch mit Blockchain integrieren, um ein hohes Maß an Fälschungssicherheit, Nachvollziehbarkeit und Transparenz von Verwaltungsabläufen zu erzielen.

Als Haupthindernis für eine erfolgreiche Digitalisierung in Deutschland gilt gemeinhin die föderale Struktur, die Standards und einheitliche Ansätze erschwert. Die Verteilung der Verantwortlichkeiten führt zu einer Vielzahl von Lösungen, die nur schwer als ganzheitliches Konzept zu verstehen sind.

Cloud-Dienste senken Investitionskosten für Hardware und reduzieren den Wartungsaufwand. Behörden zahlen nur für die Ressourcen, die sie tatsächlich nutzen. Clouds sind aber nicht in erster Linie Kostensenker, sie sind Innovations-Enabler. Die schnelle Bereitstellung macht Behörden und IT-Dienstleister der öffentlichen Hand unabhängig von langen Lieferzeiten. Entwickler erhalten schnellen Zugriff auf Entwicklungsplattformen, Services können einfacher skalieren, auch komplette SaaS können „on demand“ verfügt werden.

Behörden können ihre Systeme je nach Bedarf automatisch hoch- oder herunterskalieren. Das ist besonders bei schwankenden Workloads ein Vorteil. Flexible Ressourcen sind auch bei temporären Projekten wie Analysen oder auch AI-Trainings ideal. GPUs können aus Clouds bedarfsgerecht und skalierbar genutzt werden, ohne dass sie dauerhaft angeschafft werden müssen.

Mit europäischen Cloud-Anbietern lassen sich DSGVO, BSI C5 und IT-Grundschutz umsetzen. So bleiben Daten unter Kontrolle der öffentlichen Hand. Die Open Telekom Cloud bietet eine breite Palette von Zertifikaten, die die Einhaltung der regulatorischen Standards belegen. Das gilt auch für die Sozialdatenverarbeitung und dem Einsatz für Berufsgeheimnisträger. 

Cloud-Ökosysteme bieten mehr als nur bedarfsgerechte Infrastrukturressourcen und Plattform-Dienste wie Datenbanken. Häufig lassen sich aus dem Cloud-umgebenden Ökosystem weitere Dienste beziehen (als SaaS). Cloud-Plattformen ermöglichen so den schnellen Einsatz neuer Technologien wie KI oder Datenanalysen „as a Service“. Die Open Telekom Cloud bietet beispielsweise eine Sammlung von Large Language Modellen, die bedarfsgerecht für die KI-Entwicklung und den Betrieb genutzt werden können. Behörden bleiben so technologisch auf dem neuesten Stand.

Die Leistungen aus der Cloud werden „as a Service“ bereitgestellt. Im einfachsten Fall werden Betriebsteams so vom wenig werthaltigen Infrastrukturmanagement entlastet. Über DevOps und Cloud-native Methoden lassen sich viele Aufgaben automatisieren und beschleunigen. 

Cloud-Lösungen lassen sich einfach als Web-Services ausrollen. Die entstehenden Services ermöglichen den Aufbau moderner Bürgerportale, die 24/7 verfügbar sind. Das steigert die Verfügbarkeit von Verwaltungsdienstleistungen für Bürger und Unternehmen. Die Zufriedenheit mit den Angeboten von Ämtern und Behörden durch die möglichen Self Services steigt.

Cloud-Leistungen erlauben die Kostenstrukturen und damit auch den Energieverbrauch auf ein neues transparentes Fundament zu stellen. Neben der effizienten Cloud-Bereitstellung, die aus der Architektur der Cloud resultiert, sollten Cloud-Nutzer sich die Energieeffizienz der Cloud-Rechenzentren geben lassen. Auch hierfür existieren verschiedene Zertifikate. Cloud-Lösungen tragen so substanziell zur Erfüllung von Klimazielen bei.

Welche Mehrwerte Digitalisierung erzielen kann, zeigen Leuchtturmprojekte auf Bundes- und Landesebene. Auch die Open Telekom Cloud ist Teil einiger Digitalisierungsprojekte. Impulse kommen auch aus dem europäischen Ausland.

• BayernPortal: bietet Bürgern und Unternehmen Zugang zu Verwaltungsleistungen in Bayern.
• Servicekonto.NRW: zentraler Zugang zu Online-Diensten in Nordrhein-Westfalen.
• BundID: digitales Bürgerkonto für bundesweite Verwaltungsleistungen.
• E-Akte: digitale Aktenführung, die in Bund und Ländern schrittweise eingeführt wird.
• IHK München: Höhere Entwicklungsdynamik durch Umzug auf die Cloud
• Justizmodernisierung: Einheitliche Fachverfahren auf souveräner Cloud-Basis
• Corona-Soforthilfen: Schneller Aufbau automatisierter Vergabeverfahren

• Estland: gilt mit dem X-Road-System als weltweiter Vorreiter. Nahezu alle Verwaltungsleistungen sind digital verfügbar.
• Österreich: FinanzOnline und elektronische Signaturen erleichtern den Alltag für Bürger und Unternehmen.
• Dänemark: setzt auf ein verpflichtendes digitales Postfach für Bürger und bietet zahlreiche Online-Services.